Dirección de Gestión Estudiantil

Son funciones de la Dirección de Gestión Estudiantil (Art. 5 Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Gestionar el proceso de ingreso a la universidad, el cual contempla los procedimientos de preinscripción y admisión.
  • Gestionar los procesos de registro y control de la universidad, el cual contempla los procedimientos de inscripción, reinscripción, retiro, historia académica y análisis de formación previa.
  • Gestionar el proceso de egreso de la universidad, el cual incluye los procedimientos de protocolo de grado.
  • Gestionar los procesos de emisión y entrega de certificaciones conducentes al otorgamiento de títulos y grados académicos.
  • Gestionar los procesos de verificación de estudios de la universidad.
  • Las demás que le a tribuyan los reglamentos de la Universidad.
Dirección de Administración Académica

Son funciones de la Dirección de Administración Académica (Art. 6 Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Gestionar la planificación de los procesos académicos del período correspondiente a través de la aprobación del calendario académico aprobado por el Consejo Universitario.
  • Gestionar la creación de los códigos y parámetros necesarios para dar soporte a la ejecución de los  procesos de administración académica y su gestión en el Sistema de Administración Académica, así como definir el conjunto de códigos que identifican las materias que se ofrecen en pregrado, postgrado y extensión.
  • Gestionar el proceso de apertura del período académico con el objetivo de dar inicio a la programación  desde las unidades que realizan ofertas académicas y posterior asignación de aulas según la demanda y la capacidad de la planta física de la universidad.
  • Desarrollar procesos de auditoría de cumplimiento de los procesos y políticas de programación y administración académica.
  • Planificar la creación, asignación y capacitación de nuevos perfiles, según los reglamentos vigentes y el uso adecuado del Sistema de Administración Académica, a través de los diferentes recursos profesionales y tecnológicos.
  • Gestionar los requerimientos de soporte y capacitación de los usuarios del Sistema de Administración Académica de toda la comunidad universitaria en sus diferentes sedes.
  • Las demás que le atribuyan los reglamentos de la Universidad.
Dirección de Archivo General

Son funciones de la Dirección de Archivo General (Art. 7 Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Gestionar las actividades vinculadas al registro, custodia y movilización del universo documental generado por las diferentes unidades administrativas y académicas de la Universidad. Esto comprende las siguientes modalidades de archivo: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico.

  • Gestionar los procesos de digitalización de la documentación a ser incorporada a los archivos de la universidad.

  • Gestionar las solicitudes internas asociadas a la consulta u organización de documentos del archivo de la universidad y de las unidades que la componen, así como atender las solicitudes externas de otras instituciones educativas.

  • Ofrecer asistencia técnica a los usuarios ante problemas con el Sistema de Gestión Documental y brindar la formación necesaria para que los usuarios adquieran las habilidades y destrezas básicas para su adecuado manejo.

  • Las demás que le atribuyan los reglamentos de la Universidad

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Unidad de Estadísticas Institucionales

Son funciones de la Unidad de Estadísticas Institucionales (Art. 8 Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Elaborar los informes compilatorios de los datos de gestión institucional, de acuerdo a los requerimientos que sean establecidos por los organismos rectores de la gestión de la Educación Superior en el ámbito nacional.

  • Compilar las estadísticas institucionales, a fin de elaborar el anuario estadístico de la Universidad Católica Andrés Bello.

Unidad de Identificación Institucional

Son funciones de la Unidad de Identificación Institucional (Art. 9 Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Gestionar la emisión y administración de la carnetización de los diversos roles que hacen vida en la universidad, con el propósito de garantizar la adecuada identificación institucional y los mecanismos de control necesarios.

  • Gestionar el proceso de atención y solución adecuada a los requerimientos de los usuarios de la universidad, referidos al proceso de carnetización.

Centro de Contacto UCAB

Son funciones del Centro de Contacto UCAB (Art. 9 Reglamento de la Secretaría de la UCAB):

  • Gestionar la atención de solicitudes externas asociadas a los procesos de la Secretaría.

  • Gestionar la atención de solicitudes internas (comunidad universitaria) asociadas a los procesos críticos de la Universidad.

  • Gestionar la organización y análisis de los registros asociados a la atención de llamadas entrantes y llamadas salientes, de manera de obtener información para el establecimiento de propuestas de mejora asociadas a los procesos de prestación de servicios de la Secretaría.

Unidad de Administración Docente

Son funciones de la Unidad de Administración Docente:

  • Seguimiento y apoyo a las Escuelas y programas de Postgrado en el proceso de nombramiento de profesores y/o investigadores.
  • Validación de la información y documentación asociada a profesores que reposa en el sistema de nombramiento.
  • Normalizar nombramientos a través de los sistemas (Banner, Process Maker, Argos)
  • Medir la efectividad del proceso entre la postulación y el cobro docente
  • Llevar a cabo el registro del personal docente
  • Colaborar en el proceso de organización de la información a ser presentada a las autoridades universitarias.
  • Brindar apoyo a la Comisión Clasificadora Central en el proceso de clasificación de profesores, investigadores y auxiliares docentes.
  • Apoyar al Consejo Académico en el proceso de nombramiento de los profesores de las cátedras institucionales e intrafacultad.
  • Cualquier otra que se asigne por la Secretaría de la Universidad.