Fondo Documental

El Archivo General custodia el patrimonio documental de la Universidad. El mismo está constituido por el conjunto de documentos generados, recibidos o reunidos por cualquiera de sus dependencias, por las personas naturales y jurídicas al servicio de la Universidad en el ejercicio de sus funciones o ajenas a ella que donen o cedan de forma expresa sus documentos. Esa documentación procedente de las diversas dependencias, deberá pasar al Archivo General una vez que ha terminado su período de vigencia, lo que significa que en esta unidad estará la documentación tanto intermedia como histórica.

Actualmente se están aplicando los elementos archivísticos fundamentales para la organización y gestión de la documentación: clasificación, ordenación, descripción y evaluación documental, a fin de determinar los documentos a ser conservados permanentemente y los que serán eliminados.

Con respecto al sistema de clasificación establecido para el archivo general y para los archivos de gestión, éste se basa en una estructura orgánica–funcional. El sistema de ordenación es cronológico, ya que no sólo facilita la localización y recuperación de los documentos si no además la selección de la documentación a desincorporar por parte de los Archivos de Gestión al Archivo General, una vez cumplido su período de actividad.

Con respecto a los instrumentos de descripción estos se elaborarán con el fin de dar a conocer el contenido del fondo documental, permitiendo de esta manera una mayor accesibilidad y recuperación de la información. Igualmente orienta al usuario en la búsqueda y localización de la documentación de una manera más fácil, rápida y eficaz.