Servicios

El Archivo General ofrece un amplio rango de servicios encaminados a la gestión integral de la documentación y de la información que se maneja en la universidad a través de los Archivos de Gestión. Estos servicios cubren desde la organización y sistematización de los archivos, la formación y asesoría técnica necesaria para facilitar el manejo del cambio en el personal administrativo, además de apoyar en la realización de consultas en sala y el apoyo de los usuarios en general a través del procesamiento de sus solicitudes.

Organización de Archivos

El Archivo General en su estrategia de conformación del sistema integral de archivo aplica todos los procedimientos archivísticos necesarios para la organización de los documentos que genera y recibe las distintas dependencias que integran la universidad en el devenir de sus actividades diarias.

Consulta en sala

A través de este servicio los usuarios podrán acceder al patrimonio documental de la universidad en las instalaciones del archivo, para realizar sus respectivas investigaciones.

Solicitudes

El Archivo General contempla este servicio para atender y procesar los requerimientos de nuestros usuarios. Para ello se les presenta a continuación una serie de formularios que según lo que requiera deberá rellenar, sin omitir ninguno de los datos que allí se solicitan. Estos formularios están disponibles a través de la pagina web de BIOgestión, que se accesa a través del sistema BIO Comunidad.

    • Apertura de Carpeta / Expediente
    El proceso de apertura de carpeta para los archivos de gestión se realizará previa solicitud al Archivo General a través del “Formulario de solicitud de apertura de carpeta/expediente” por ser esta la unidad encargada de realizar los procesos de actualización de los cuadros de clasificación de cada uno de los archivos de gestión, tanto físico como electrónico.
    • Préstamo
      Esta unidad le facilitará en calidad de préstamo los documentos o expedientes a las dependencias académicas y administrativas de la universidad que así lo requieran.
      Las dependencias que deseen solicitar en calidad de préstamo algún documento o expediente deberán llenar el Formulario de "Solicitud de préstamo".
    El plazo del préstamo es de tres días, pero este puede prorrogarse siempre y cuando se le participe a la Dirección de Archivo General. Los documentos dados en calidad de préstamo son intransferibles.
    • Transferencia
      El Archivo General se encargará de coordinar los procesos de transferencia documental que deberá realizar cada unidad académica y administrativa de la universidad.
    Para realizar el proceso de transferencia se debe realizar la solicitud al Archivo General a través del "Formulario de Solicitud de Transferencia".
    • Digitalización
      El archivo ofrece un servicio destinado a la digitalización de los documentos. Para solicitar este servicio, contáctenos.

 

Sistema de Gestión Documental OpenKM

El sistema de gestión documental será una herramienta que mantendrá la documentación de valor histórico, legal o fiscal con el fin de conservar y preservar el patrimonio histórico de la Universidad.

El Archivo General como coordinador y garante del Sistema Integral de Archivo de la Universidad, proporcionará asesoría técnica en los Archivos de Gestión, con el objeto de facilitar el manejo de la herramienta OpenKM, así como la organización de la documentación academica-administrativa que posee un valor documental, de importancia para la universidad.